Każde przedsiębiorstwo produkuje niezliczone ilości dokumentacji. Powstaje ona na każdym etapie załatwiania interesów firmy. Dokumentacja kadrowo-płacowa, finansowa, regulacje prawne i pozwolenia to dopiero początek góry lodowej. Do tego wszystkiego dochodzi bieżąca dokumentacja wytwarzana każdego dnia, która zdaje się być już nieodłącznym elementem pracy biurowej – umowy, notatki, codzienna korespondencja. Przetwarzanie informacji oraz jej przechowywanie to kluczowe zadania, z którymi mierzy się zaplecze biurowe każdego przedsiębiorstwa. Niezależnie jednak od rodzaju dokumentacji oraz jej nośnika nie ulega wątpliwości, że każdy dokument trzeba będzie kiedyś zniszczyć.

Jak skutecznie poradzić sobie z dużą ilością dokumentacji do zniszczenia?

Jeśli Twoja firma nie posiada odpowiedniego zaplecza technicznego, aby na bieżąco niszczyć dokumentację, być może pora zainwestować w renomowane niszczarki? W ten sposób dasz swoim pracownikom narzędzia niezbędne do prawidłowego niszczenia bieżącej i wtórnej dokumentacji wytwarzanej każdego dnia i choć w pewnym stopniu zahamujesz proces gromadzenia niepotrzebnych dokumentów. Jest to doraźne rozwiązanie, które na pewno nie zaszkodzi Twojej firmie, pamiętaj jednak, że utylizacja za pomocą nawet najlepszych niszczarek biurowych na rynku wymaga czasu, który muszą poświęcić Twoi pracownicy, aby coś faktycznie zniszczyć. Do tego dochodzi serwisowanie i przeglądy, które są niezbędne w prawidłowej pracy każdego urządzenia.  Powinieneś również zdawać sobie sprawę, że żadna niszczarka biurowa nie jest w stanie poradzić sobie z każdym nośnikiem danych. Co więc w przypadku, kiedy wolisz oszczędzać czas, pieniądze i chcesz pozbyć się nie tylko papierów, ale także płyt, dysków twardych, czy też kart pamięci? W takiej sytuacjach z pomocą przychodzą zewnętrzne firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji każdego typu. Kiedy ilość zgromadzonej dokumentacji przerasta Twoje możliwości jej zniszczenia i utylizacji, być może właśnie to usługa mobilnego niszczenia dokumentów jest jedynym rozwiązaniem dla Twojej firmy?

Czym jest mobilne niszczenie dokumentacji?

Każda firma zajmująca się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji, zgodnym z prawem i obowiązującymi normami świadczy usługi mobilnego niszczenia dokumentów. W najpowszechniejszym ujęciu, firma outsourcingowa odbiera od Ciebie nośniki danych, przewozi je do własnej niszczarni i pod okiem kamer dokonuje zniszczenia. Na każdym etapie realizacji zlecenia dostajesz odpowiednie dokumenty potwierdzające, a po samym zniszczeniu certyfikat zniszczenia (często również zapis z kamer z samego procesu niszczenia). Bez ruszania się z miejsca, jednym telefonem bądź e-mailem zamawiasz usługę, a resztę wykonuje za Ciebie profesjonalista.

Niektóre z firm świadczących usługi niszczenia i utylizacji dokumentów, mają w swojej ofercie opcję niszczenia dokumentacji w Twojej placówce. Działa to podobnie jak w przypadku klasycznej oferty mobilnego niszczenia dokumentacji, z tym że Twoje dane nie opuszczają swojej siedziby. Firma zewnętrzna zjawia się z przenośną niszczarką i na miejscu dokonuje zniszczenia wskazanej dokumentacji, na koniec wręczając specjalny raport w wykonanej czynności. Rozwiązanie to jest dość praktyczne, jednak nawet najlepsza przenośna  niszczarka nie zastąpi profesjonalnej niszczarni z niezawodnym, nowoczesnym sprzętem utylizującym.

Czy mobilne niszczenie rozwiąże moje problemy z powstającą dokumentacją?

Pamiętaj, że w myśl RODO dane osobowe nie mogą być przetrzymywane dłużej niż jest to konieczne, inaczej narażasz się na grzywnę. W przypadku innej dokumentacji warto chronić swoje poufne informacje. Ich ujawnienie mogłoby się odbić negatywnie na Twoim przedsiębiorstwie. Usługa mobilnego niszczenia dokumentacji przychodzi na ratunek wszystkim tym, którzy nie radzą sobie z bieżącym niszczeniem wytwarzanych akt, nie chcą inwestować w niszczarki biurowe bądź zwyczajnie chcą pozbyć się dużej ilości papierów, czy to przy przenoszeniu biura, czy przy oczyszczaniu archiwum. Nieważne, czy kieruje Tobą troska o bezpieczeństwo, oszczędności, a może wygoda – mobilne niszczenie dokumentacji pozwoli Ci rozwiązać wszelkie problemy z pozbywaniem się niepotrzebnych nośników danych szybko, łatwo, bezpiecznie i trwale.

Źródło: http://niszczeniedokumentow.eu/